現役情シスが送る実践的Tips集

2020/11/14

【Gmail】宛先・件名・本文が揃った定型文メールをワンクリックで作成しよう

こんにちは。
今日は再びGmailのテンプレートに挑みます。

概要

今回考えたのは宛先・件名・本文がプリセットされた新規メールをURL化して、
ワンクリック送信できるものをスプシで作ってみました。
ひとりひとりの送信頻度は低いけど、送信するときはテンプレ化されてると
送信・受信側の双方が楽なケースで使えます。
事務手続きの申請など、バックオフィスが欲しがりそうなネタですね。

手順

いつもの通り誰でも作成できるようにコピペベースで説明していきます。

①スプレッドシート作成&ヘッダ作成
まずはスプレッドシートを新規作成して下図のようにヘッダを書いてください。

②G列に関数を入れる
G3に以下をコピペしてください。解説は最後にしますね。

    =SUBSTITUTE($F3,CHAR(10),"%0D%0A")

コピペできたらG4以降にフィルコピーしてください。

③H列に関数を入れる
G4に以下をコピペしてください。解説は以下省略。


    =HYPERLINK("https://mail.google.com/mail/u/0/?fs=1&tf=1&source=ig&view=cm&to="&$B3&"&cc=" &$C3&"&bcc="&$D3&"&su="&$E3&"&body="&$G3&"")

コピペできたらH4以降に以下省略。

これでスプシは完成です!!!

使ってみよう

さっそくサンプルでこんな風に書いてみました。
追記したのはB3〜F3までの「編集してね」の列になります。

それぞれ何を入力しているかはヘッダを見たらわかると思いますが、
  • B列:Toアドレス
  • C列:Ccアドレス
  • D列:Bccアドレス
  • E列:メールの件名
  • F列:メールの本文
です。
ちなみにアドレスはカンマ区切りで複数書けます。

G3・H3は上記の入力値から自動生成されており、使ってほしいのはズバリH3のURLです!
試しにハイパーリンクをクリックしてみましょう。

このように隣のタブにGmailの新規作成画面が現れました!
宛先・件名・本文もしっかりテンプレ化しているのがおわかりになるでしょうか。
このURLをユーザーに渡してあげたら各種申請がスムーズになりそうですよね。
Googleサイトにリンクを掲載するという手も良さそうです。


※注意※ (2022/04/03追記)
F列に埋め込むメール本文ですが、%・&の記号が入ると上手にGmailの本文に反映してくれません。
特殊な記号なのはわかっているのですがまだちゃんと調べてないので回避方法不明です。ごめんなさい><
また、本文が長すぎると新規作成画面が表示されるまですごーーーく待たされます。
6000文字ぐらいで応答なしになっちゃいました。
そもそも本文が長いメールは読み手に負担なのでなるべく短くしましょう。


解説

最後に関数部分の解説をしておきます。
知らなくても困らないので興味がある人だけ読んでください。テンプレをすぐ作りたい人はさようならです。

まず1つ目の以下関数について。
    =SUBSTITUTE($F3,CHAR(10),"%0D%0A")

SUBSTITITE関数は『文字列を置換する』役割を持っています。
今回の場合、$F3 のセルにある CHAR(10を %0D%0A に置換しています。
はい、何言ってるかわかりませんね。ごめんなさい。

CHAR(10と %0D%0A はどちらも『改行コード』です。
スプシにおける改行コードCHAR(10)をGmailのURL化に対応した%0D%0Aに置き換えて
「ここで改行してね」としているのです。


次に2つ目の以下関数について。

    =HYPERLINK("https://mail.google.com/mail/u/0/?fs=1&tf=1&source=ig&view=cm&to="&$B3&"&cc=" &$C3&"&bcc="&$D3&"&su="&$E3&"&body="&$G3&"")

これは文字をよく読めばわかると思いますが、GmailのテンプレURLに必要なパラメータを入れているだけですね。
ポイントとしては、文字数が長かったり記号が入ると自動でハイパーリンク化してくれないため
HYPERLINK関数でURLを強制的にハイパーリンクにしてます。

このフォーマットで定型文メールをURL化できることを説明してくれるサイトは他にもありますが、
スプシ管理できるところまで踏み込んだサイトはありません。
まぁ個人管理ならURLをブックマーク化したら事足りるので仕方ないですね。

世の中には無料でURLを生成するサービスを公開している方もおられますが、
テンプレをメンテしつつ運用していく場合は今回のように各パラメータを保存して
簡単に編集できるようにしておいた方が作業効率が良いです。
また、宛先アドレスなどを収集されるリスクを懸念する方にとっても自前で作ったスプシなら安心ですよね。
興味がある方は使ってみてください。


2 comments:

  1. 突然のコメント失礼します。
    ご質問させていただきたいのですが、今回こちらの記事を拝見し使わせて頂こうかと試したのですが、本文が長文になってしまうとH列のURLが無効となってしまいます。

    こちら、文字数の制限などはあるんでしょうか??

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    1. 確認が遅くなってすみません!
      ご指摘の内容を確認しまして、H列に埋め込む関数を修正しました!
      本文修正済みですがこちらにも記載しますね。
      以下の通り修正してみてください。
      =HYPERLINK("https://mail.google.com/mail/u/0/?fs=1&tf=1&source=ig&view=cm&to="&$B3&"&cc=" &$C3&"&bcc="&$D3&"&su="&$E3&"&body="&$G3&"")

      なお、今回の修正で注意点があることを確認しましたので見出し「解説」の直前に追記しています。
      念のためご確認くださいませ。

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