ITと僕とチョコミント

今日はGmailのTipsをひとつ。

概要

ブラウザからGmailにログインする際、メールアドレスを全部入力するのって地味に苦痛ですよね？

実はこれ、ドメイン部分を省略する方法があるんです。

方法はズバリ「URLにドメインを埋め込む」です。

手順

例えば、フリーのGmailアカウント（@gmail.com）を持っているとした場合、URLは以下のようになります。

    https://mail.google.com/a/gmail.com

a/は固定で、gmail.comがドメイン部分になるので自分の環境に合わせて指定してください。

実際にアクセスした画面がこちら。

これなら入力の手間が省けますよね。

ブックマークに仕込むなら是非、こちらの省略形URLを設定してください。

以上。

概要

手順

②G列に関数を入れる

使ってみよう

それぞれ何を入力しているかはヘッダを見たらわかると思いますが、

※注意※ （2022/04/03追記）

F列に埋め込むメール本文ですが、%・&の記号が入ると上手にGmailの本文に反映してくれません。

特殊な記号なのはわかっているのですがまだちゃんと調べてないので回避方法不明です。ごめんなさい＞＜

また、本文が長すぎると新規作成画面が表示されるまですごーーーく待たされます。

6000文字ぐらいで応答なしになっちゃいました。

そもそも本文が長いメールは読み手に負担なのでなるべく短くしましょう。

解説

こんにちは。

今回はWindows10ユーザーで標準メーラーをGmailにする (している) 方向けのメール新規作成方法に関するTipsを公開します。

使用するブラウザはChromeとさせていただきます。

標準メーラーをGmailにする方法

まずはGmailを標準メーラーにしたい人向けに設定方法をご説明します。

既に設定済みの方は読み飛ばしてください。

Windowsの既定のアプリ設定

最初にOS側の設定です。

①以下ショートカットキーで「Windowsの設定」を開きます。

②「アプリ」→「既定のアプリ」と順にクリックします。

③「メール」を「Google Chrome」にします。

Chromeのハンドラ設定

続いてChromeの設定です。

ChromeでGmailを開きURL欄のハンドラアイコンから「許可」を選択します。

メールの新規作成テクニック

さて、ここからが本番です。

題名で挙げたケースのようにGmailを使用していてメールを新規作成する状況は大きく以下2点があるかと思います。

• メールアドレスのリンク (mailtoリンク) から
• Gmailの作成ボタンから

前者の場合はGmailの新規作成画面にページ遷移しますが「そのページ、まだ見たかったのに・・・」なんて思うことはありませんか？

また、後者の場合は画面の右下に新規作成画面が表示されますが「位置が見にくいし間違ってGmailのタブを閉じてしまいそう・・・」と不安になりませんか？

そんなときに使えるのが Ctrlキー と Shiftキー の組み合わせによるテクニックです。

実際にどんなことができるのか解説していきましょう。

Ctrlキー + クリック = 別タブで新規作成

例えば以下のようなメールアドレスのリンクをCtrlキーを押しながらクリックすると、

このように隣のタブで新規作成画面が開きます。

Shiftキー + クリック = 別ウィンドウで新規作成

例えば以下のようにGmailの作成ボタンをShiftキーを押しながらクリックすると、

このように新しいウィンドウで新規作成画面が開きます。

作業をしながらメール作成する場合、作成画面がどのように表示されるかによって効率がグンと変わります。

その時々によって組み合わせを変えてGmailを使いこなしましょう。

こんにちは。

今回は以前投稿したテンプレートアドオンのおまけで、テンプレートを共有化してみました。

元の記事はこちら。

【Gmail】テンプレートアドオンをインストールしよう

概要

以下のような観点からGmailのテンプレートを共有したいと考えたことはないでしょうか。

・カスタマーサポートをチームで行っているが担当者によって文言が微妙に違う
・新人や中途社員でもすぐメール業務を開始できるようにしたい
・メールテンプレートの更新を一括で行いたい

 アドオンのカスタマイズで共有化が実現できたのでご紹介します。

前提条件

・Gmailを利用している
・共有テンプレートの管理者を決めておく (テンプレートの更新は管理者のみとしておくことを推奨する)

導入手順

1. 共有テンプレート用スプレッドシートを準備する  (全文解説)

2. プログラミングする (差分解説)

3. Gmailに組み込む (省略)

4. 試してみる (差分解説)

共有テンプレート用スプレッドシートを準備する (全文解説)

・ファイル名：任意

・保存場所：任意

・シート名：list

・内容：

・A1：No

・B1：Title

・C1：Message

・スプレッドシートを更新する人：「編集者」

・それ以外のテンプレート利用者：「閲覧者」

プログラミングする (差分解説)

③以下のプログラムコードをコピーして…

// main
function buildTemplateComposeCard() {
  // settings template SpleadSheetID and SheetName (SpleadSheet must be shared)
  var ssID  = "スプレッドシートのID";
  var ssSName = "list";
  var ssUrl = DriveApp.getFileById(ssID).getUrl();

  // ①. Define Button "Show SpleadSheet"
  var showSSButton = CardService.newTextButton()
    .setText('Show Template')
    .setTextButtonStyle(CardService.TextButtonStyle.FILLED)
    .setBackgroundColor('#696969')
    .setOpenLink(CardService.newOpenLink()
      .setUrl(ssUrl)
      .setOnClose(CardService.OnClose.RELOAD_ADD_ON));

  // ②. exists template data. Display tempate list.
  var ss = SpreadsheetApp.openByUrl(ssUrl);
  var startRow = 1;
  var startCol = 1;
  var lastRow = ss.getLastRow();
  var lastCol = ss.getLastColumn();
  var ssData= ss.getSheetByName(ssSName).getRange(startRow,startCol,lastRow,lastCol).getValues();
  var buttons = CardService.newCardSection()

  for( var i=1; i<ssData.length; i++ ) {
    buttons.addWidget(CardService.newTextButton()
      .setText(ssData[i][1])
      .setOnClickAction(CardService.newAction()
        .setFunctionName('applyInsertTemplateAction')
        .setParameters({'message': ssData[i][2]})))
  }

  // Define UI
  var card = CardService.newCardBuilder()
    .addSection(CardService.newCardSection()
      .addWidget(showSSButton))
    .addSection(buttons)
    .build();
  return [card];
}


// functions
// Define template Buttons
function applyInsertTemplateAction(e) {
  var messages = e.parameters['message'];
  var sp_messages = messages.split(String.fromCharCode(10)).join(''); // ”\n” convert HTML format.
  var response = CardService.newUpdateDraftActionResponseBuilder()
    .setUpdateDraftBodyAction(CardService.newUpdateDraftBodyAction()
      .addUpdateContent(
        sp_messages,
        CardService.ContentType.MUTABLE_HTML)
      .setUpdateType(CardService.UpdateDraftBodyType.IN_PLACE_INSERT))
    .build();
  return response;
}

「コード.gs」タブに上書き貼り付けし、4行目の以下 スプレッドシートのID を1-③で控えた文字に置換する

  var ssID  = "スプレッドシートのID";

⑦以下のプログラムコードをコピーして…

{
  "timeZone": "Asia/Tokyo",
  "dependencies": {
  },
  "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
  "oauthScopes": [
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.execute",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.current.action.compose",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.current.message.metadata",
    "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets",
    "https://www.googleapis.com/auth/drive"
    ],
  "gmail": {
    "name": "gmail_share_template",
    "logoUrl":
    "https://www.gstatic.com/images/icons/material/system/1x/label_googblue_24dp.png",
    "primaryColor": "#45c4bf",
    "secondaryColor": "#0000FF",
    "composeTrigger": {
      "selectActions": [
        {
          "text": "Build Mail Share Template",
          "runFunction": "buildTemplateComposeCard"
        }
      ]
    }
  }
}

Gmailに組み込む (省略)

試してみる

補足

・件名、宛先の追加機能はまだない (アドオン側が未実装)

・スプレッドシートのTitleに数字のみはNG

・スプレッドシートの各列はすべて入力必須項目

・スプレッドシートの入力ミスなどでテンプレート機能が正常に動作しなくなった場合はGoogleドライブからスプレッドシートを直接開いて修正する

・コードはグローバル対応のため英語表記ですが (自己責任で) ソースを修正して日本語表記にすることも可能です

・くどいようですが、本機能はあくまで自分(あなた)が自作したものであり例えるならExcelの自作マクロと同等であるため、企業にありがちなセキュリティ要件はクリアできます

・AndroidのGmailアプリでも同じテンプレートが利用できます (iPhone未対応)

・機能を呼び出すアイコンが元のテンプレートアドオンと同じ青いラベルになっています。両方使う方はご注意ください。 (良いものがあれば追記予定)

最後に

こんにちは。

引き続きテンプレート機能の話です。

今回はAndroidでの使用感をレポートします。

初めて訪問された方は以下もどうぞ。

【Gmail】テンプレートアドオンを開発してみた

【Gmail】テンプレートアドオンをインストールしよう

概要

同じGoogleアカウントであればPC・Android(スマホ・タブレット)問わず共通のテンプレートが利用できます。

PCを利用しない方々にとっても導入する価値は大いにあると思います。

それでは利用イメージの紹介です。

今回はすごく短いので読みやすいと思います。

利用イメージ

①Gmailアプリにてメール新規作成画面を開き、右上のメニューから「挿入元 gmail_template」をタップする

②共通のテンプレート一覧が表示するため前回同様「TEST TEMPLATE B」をタップする

③対応したテンプレート内容がメール本文に反映された 

以下は②で「EDIT TEMPLATE」をタップした場合

スプレッドシートアプリにてテンプレートを更新することができる

以上です。

スマホ・タブレットは文字入力に慣れが必要なため長文入力に苦労する人が多いと思います。

この機能を使えば定型文をボタン操作で本文に挿入できるため手間が軽減できるようになります。

テンプレートの更新はPCから行えばメンテナンスも簡単にできるはずです。

何よりPCで使っているテンプレートがスマホ・タブレットでも使えるのはGmailユーザーにとって感動ものだと思います。

こんにちは。

今回は前回の続きでテンプレートアドオンの設定手順を説明します。

非エンジニアの方でも利用できるよう詳細に記述するので有識者はご容赦ください。

前回の投稿はこちらからどうぞ。

https://blog.fkmint.com/2020/08/gmail20200802.html

では早速、解説に移ります。 

アドオンの利用要件

• Gmailを利用している (フリーでも利用可)   …だけ

設定手順

GoogleAppsScriptでコードを書く

①コード管理画面にアクセスして「新規スクリプト」ボタンをクリックする

②新しいタブにスクリプトエディタが開く

③以下のプログラムコードをコピーして… 

// main
function buildTemplateComposeCard() {
  // settings template SpleadSheetName and SheetName (save in MyDrive)
  var ssName  = "gmail_template_list";
  var ssSName = "list";

  // exits SpleadSheat
  var ssExists = DriveApp.getFilesByName(ssName);
  if ( !ssExists.hasNext() ){
    createSS(ssName, ssSName);
  }
  // get SpleadSheetURL
  var ssUrl = DriveApp.getFilesByName(ssName).next().getUrl();
  // ①. Define Button "Edit SpleadSheet"
  var editSSButton = CardService.newTextButton()
    .setText('Edit Template')
    .setTextButtonStyle(CardService.TextButtonStyle.FILLED)
    .setBackgroundColor('#696969')
    .setOpenLink(CardService.newOpenLink()
      .setUrl(ssUrl)
      .setOnClose(CardService.OnClose.RELOAD_ADD_ON));
  // ②-A. for example first run, there is no template data. Display messages.
  var noDataMessage = CardService.newTextButton()
    .setText('Please, Click [Edit Template] and define template.')
    .setDisabled(true)
    .setOpenLink(CardService.newOpenLink() // dummy
      .setUrl(ssUrl)); // dummy
  // ②-B. exists template data. Display tempate list.
  var ss = SpreadsheetApp.openByUrl(ssUrl);
  var startRow = 1;
  var startCol = 1;
  var lastRow = ss.getLastRow();
  var lastCol = ss.getLastColumn();
  var ssData= ss.getSheetByName(ssSName).getRange(startRow,startCol,lastRow,lastCol).getValues();
  var buttons = CardService.newCardSection()
  // switch ②-A/B
  if ( lastRow == 1 ) {
    buttons.addWidget(noDataMessage)
  } else {
    for( var i=1; i<ssData.length; i++ ) {
      buttons.addWidget(CardService.newTextButton()
        .setText(ssData[i][1])
        .setOnClickAction(CardService.newAction()
          .setFunctionName('applyInsertTemplateAction')
          .setParameters({'message': ssData[i][2]})))
    }
  }
  // Define UI
  var card = CardService.newCardBuilder()
    .addSection(CardService.newCardSection()
      .addWidget(editSSButton))
    .addSection(buttons)
    .build();
  return [card];
}


// functions
// Create tempalte SpleadSheet
function createSS(ssName, ssSName) {
  var ssNew = SpreadsheetApp.create(ssName);
  ssNew.renameActiveSheet(ssSName);
  ssNew.getSheetByName(ssSName).getRange(1,1).setValue("No");
  ssNew.getSheetByName(ssSName).getRange(1,2).setValue("Title");
  ssNew.getSheetByName(ssSName).getRange(1,3).setValue("Message");
}
// Define template Buttons
function applyInsertTemplateAction(e) {
  var messages = e.parameters['message'];
  var sp_messages = messages.split(String.fromCharCode(10)).join('<br />'); // ”\n” convert HTML format.
  var response = CardService.newUpdateDraftActionResponseBuilder()
    .setUpdateDraftBodyAction(CardService.newUpdateDraftBodyAction()
      .addUpdateContent(
        sp_messages,
        CardService.ContentType.MUTABLE_HTML)
      .setUpdateType(CardService.UpdateDraftBodyType.IN_PLACE_INSERT))
    .build();
  return response;
}

「コード.gs」タブに上書き貼り付けする

④メニューの「表示」＞「マニフェスト ファイルを表示」をクリックする

⑤作成中のプログラムに命名を求められるため「gmail_template」と入力して「OK」をクリックする

※ 個人で使う分には自由に名付けて問題ないが複数名で使用する場合は相談の上で命名すること

⑥「コード.gs」タブの隣に「appsscript.json」タブが表示される

⑦以下のプログラムコードをコピーして…

{
  "timeZone": "Asia/Tokyo",
  "oauthScopes":[
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.execute",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.current.action.compose",
    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.current.message.metadata",
    "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets",
    "https://www.googleapis.com/auth/drive"
    ],
  "gmail":{
    "name": "gmail_template",
    "logoUrl": "https://www.gstatic.com/images/icons/material/system/1x/label_googblue_24dp.png",
    "primaryColor": "#4285F4",
    "secondaryColor": "#0000FF",
    "composeTrigger": {
      "selectActions": [
        {
          "text": "Build Mail Template",
          "runFunction": "buildTemplateComposeCard"
        }
      ]
    }
  },
  "exceptionLogging": "STACKDRIVER"
}

「appsscript.json」タブに上書き貼り付けする

⑧ 「コード.gs」と「appsscript.json」タブでそれぞれフロッピーアイコンをクリックして保存する

※下図のように最終的にタブ名の左隣 ＊ が表示されなくなればOK

⑨メニューの「公開」＞「マニフェストから配置」をクリックする

⑩「Get ID」をクリックする

⑪「Deployment ID」 の値をコピーする

Gmailにアドオンをインストールする

①Gmailを開き、歯車アイコン＞「設定」をクリックする

②「アドオン」タブで「ご利用のアカウントで、デベロッパーアドオンを有効にします」にチェックを入れる

③「有効にする」をクリックする

④「デベロッパー アドオン」項目が追加されるため空欄に1-⑪でコピーしたDeployment IDを貼り付けて「インストール」をクリックする

⑤「このアドオンのデベロッパーを信頼します」にチェックを入れて「インストール」をクリックする

⑥「インストール済みのデベロッパーアドオン」に「gmail_template」が表示されたらインストール完了

使用方法

初回のアクセス承認

②初回実行時のみ承認が必要となるため「アクセスを承認」をクリックする

③使用するGoogleアカウントを尋ねられるため現在使用中のアカウントをクリックする

④警告画面が表示されるが「詳細」をクリックし…

下に展開された「gmail_template」をクリックする

⑤テンプレート機能がアクセスする項目について確認が求められるため「許可」をクリックする

※ 第3者が作成したツールを利用する場合はアクセス項目が妥当であるか確認の上で使用してほしいが、今回は第3者(私)が考えたプログラムコードを使って自分(あなた)が作成したツールとなるため遠慮なく「許可」してほしい

初期設定の例

①「アクセス承認」が完了するとテンプレート機能が利用可能になる

   初期状態ではテンプレートがないため以下のような画面となる

   早速テンプレートを作成するため「EDIT TEMPLATE」をクリックする

②新しいタブにテンプレートを管理するスプレッドシートが開く

③例として以下のようなテンプレートを定義する

　なお、各列の説明は以下のとおり

・No：フィルタのソートで並び替えをするためのナンバリング
・Title：テンプレートの題名、テンプレート機能で一覧化される表示名
・Message：テンプレートの内容、Titleに紐づく

④スプレッドシートを閉じると以下のように反映される

⑤「test template B」を選択した結果

対応するテンプレート内容がメール本文に反映された

補足

・件名、宛先の追加機能はまだない (アドオン側が未実装)

・スプレッドシートのTitleに数字のみはNG

・スプレッドシートの各列はすべて入力必須項目

・スプレッドシートの入力ミスなどでテンプレート機能が正常に動作しなくなった場合はGoogleドライブからスプレッドシートを直接開いて修正する

・企業など複数名で使用したい場合は作成した「gmail_template」をメンバー間で共有設定した上で、2と3の作業を行ってもらう (2-④で入力するDeployment IDは共有メンバー間で同値となる)

・コードはグローバル対応のため英語表記ですが (自己責任で) ソースを修正して日本語表記にすることも可能です

・くどいようですが、本機能はあくまで自分(あなた)が自作したものであり例えるならExcelの自作マクロと同等であるため、企業にありがちなセキュリティ要件はクリアできます

・AndroidのGmailアプリでも同じテンプレートが利用できます (iPhone未対応)

最後に