【Gmail】最初に知っておきたいお勧めの使い方

今回は昨今の世界情勢から急激に増加しているGoogle Workspaceユーザーに送るGmail入門を書こうと思います。
今までメーラーを使っていた人にとってGmailは概念が難解で慣れるまで時間がかかるため、
少しでもそんな人々の助けになればと思います。

概要

今回は最低限知っておくべきだと (私が) 思う点のみ焦点を当てます。

方法 

アーカイブを活用して受信トレイは常に空を目指せ

Gmailを使いこなす上で最も重要なのがこれです。
メールは受信トレイに溜まります。

溜まり続けるメールは知らず知らずのうちにストレスとなり集中力を低下させるので
「今すぐ手を付けないメール」や「処理が終わったメール」は受信トレイから見えなくしましょう。

Gmailには上記を手助けする機能が幾つか備わっているので活用しましょう。

 

アーカイブ

受信トレイからメールを消します。
削除ではないので「すべてのメール」には残っています。
処理が終わったメール、処理が必要ないメールはとにかくアーカイブしましょう。

アーカイブ

 

スヌーズ

指定した日時まで受信トレイからメールを消します。
メールは「スヌーズ中」に移ります。
今すぐ着手する必要がないメール、あとでもう一度読み返したいメールはスヌーズにしましょう。

スヌーズ

 

ToDoリスト

Gmailの左サイドバーにあるタスク管理アプリにはメールを紐づけることができます。
手を付けるべきメールが多すぎて優先順位に迷うときはToDoリストでタスクの優先度を定義し、
タスクに各メールを紐づかせることで処理をスムーズにしましょう。
紐づかせたメールはタスクから参照することができるのでアーカイブしてしまってOKです。

ToDoリスト

 

重要でないメールはフィルタで自動アーカイブせよ

Gmailで仕事をする上で大きな助けとなるのが受信通知です。
便利な反面、メルマガや社内報などの後で読みたいメールまで通知していては作業に集中できず非効率です。
この受信通知が発動する条件は 受信トレイに届く未読メール なので、

上記のようなメールは予めフィルタで受信トレイをスキップ(アーカイブ)するようにしましょう。

受信トレイに届く未読メールは優先度が高いメールのみとすべきです。

フィルタでアーカイブ

 

ラベルで重要度を定義せよ

メーラー熟練者はラベル機能を「メールの分類仕分け」に使いたがりますが、
Gmailでは上記のフィルタと組み合わせて優先度が低いメールの重要度を定義するために使います。
例えばザックリと以下のように定義して1日のうちにチェックする頻度を決めると、優先度が高いタスクに集中できる時間が作れます。

• ・重要度高：自分の部下が参加するプロジェクトに関するメール
• ・重要度中：オブザーバーとして参加しているプロジェクトに関するメール
• ・重要度低：メルマガ、営業メール、経費精算等の事務手続きに関するメール

もし上記のフィルタ分けしたメールの中に優先度を上げて処理すべきメールがあれば
スヌーズやToDoリストを活用すると共にフィルタルールを見直すと良いです。

なお、間違ってもプロジェクト別や課別にラベルを作ってはいけません。
無限にラベルは増え続けて、一日の大半をメールチェックに費やすことになります。

 

メール探しは検索機能を使え

メールを分類・仕分けしない場合、特定の案件に関するメールを探すにはどうすべきか？と

不安に思われるかもしれませんが、それは杞憂です。
宛先・時期・件名・内容etc・・・わかる限りの情報をキーワードにしてメール検索をすると

必ずメールは見つけられるぐらいGmailの検索機能の精度は高いです。
検索には様々な演算子を利用できるのでよく使うものは覚えておきましょう。

▼検索演算子一覧はこちら
https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=ja


また、これからGmailでメールのやり取りをする際は、
あとで検索することを考慮して題名や本文に検索でヒットしやすいキーワードを

埋め込むことを意識すると良いでしょう。

最後に

使う人によって受信数や関わるプロジェクトの数は異なるので、

本稿の使い方をベースに更にオリジナルな設定を盛り込んでいくことでGmailはより使いやすくなります。

使い始めは戸惑いもあるかと思いますが、

Gmailを活用することで仕事の優先度・重要度を今まで以上に明確に意識できるようになるなど意外な副産物もあります。

幸いにもこのブログ以外にもGmailのTipsはインターネット上に沢山ありますし、

Google社の公式ブログやラーニングセンターの内容も充実しつつあるので困ったときは積極的にググることが秘訣です。

▼Gmail ヘルプ
https://support.google.com/mail/?hl=ja#topic=7065107

▼Google Workspace ラーニングセンター ＞ Gmailのトレーニングとヘルプ

https://support.google.com/a/users/answer/9259748